أصدرت وزيرة الشؤون الاجتماعية وشؤون الأسرة والطفولة د.أمثال الحويلة قرارا بشأن ضوابط التدقيق والمراجعة على أعمال حسابات الجمعيات والاتحادات التعاونية جاء فيه: مادة 1:يتم التدقيق والمراجعة على أعمال وحسابات الجمعيات والاتحادات التعاونية من قبل لجان مختصة تشكل بقرار من وكيل الوزارة بناء على مذكرة مرفوعة من الوكيل المساعد لشؤون التعاون أو شكوى مقدمة للوزارة.
وتضم اللجنة في عضويتها موظفين من قطاع التعاون من ذوي الخبرة في مجال التخصصات الإدارية والقانونية والمحاسبية والمالية بعدد لا يقل عن 5 أعضاء ولا يزيد على 7 أعضاء لا تقل أقدميتهم بالقطاع المذكور عن 5 سنوات وأن يكونوا قد اجتازوا دورة تدريبية في مجال الرقابة التعاونية منظمة من قبل الوزارة، ويشترط في عضو اللجنة ألا يكون مساهما في الجمعية المعنية بالتدقيق والمراجعة أو ان تكون له مصلحة فيها سواء بطريق مباشر أو غير مباشر.
ويحدد بقرار التشكيل مهام اللجنة وقواعد تنظيم عملها وإجراءات انعقادها والفترة المعنية بالتدقيق والمراجعة ومدة عمل اللجنة على ألا تتجاوز تلك المدة فترة أقصاها شهران يمكن التمديد فيها لمدة شهر واحد فقط وتكون أعمالها مفصلة على النحو المبين بالمواد اللاحقة.
مادة 2:تباشر لجنة التدقيق والمراجعة مهامها على النحو التالي:
1 - إعداد محضر بدء أعمال اللجنة في أجل لا يتجاوز أسبوعا واحدا من تاريخ تشكيلها وتحديد مهام واختصاصات كل عضو من أعضائها.
2 - الاطلاع على آخر تقرير صادر عن لجنة تدقيق ومراجعة أو فريق تفتيش على الجمعية او الاتحاد المعني للتأكد من مدى وجود مخالفات سابقة لم تتم معالجتها وبقيت مستمرة بالجمعية.
3 - التنسيق مع الإدارات والجهات المعنية والمراقبين الماليين والإداريين لفحص الوضع المالي الإداري للجمعية او الاتحاد المعني.
4 - فحص ومراجعة الميزانية العامة والقوائم المالية وكل الوثائق الإدارية والدفاتر والسجلات المحاسبية ذات الصلة بنشاط الجمعية او الاتحاد المعني والتأكد من سلامة الدورة المستندية وملاءمتها للنظم المحاسبية المعمول بها والتأكد من صحة البيانات المالية وارتباطها بنشاط الجمعية او الاتحاد المعني.
5 - مطالبة الجمعية او الاتحاد المعني بتزويد اللجنة بكل البيانات اللازمة للقيام بمهامها.
6 - أخذ إفادة أعضاء مجلس الإدارة وموظفي الجمعية بالنسبة لما تم رصده من مخالفات كل فيما يخصه وتدوّن تلك الإفادات في محاضر رسمية.
7 - عند الحاجة لسماع شهادات أعضاء مجالس الإدارة وموظفي الجمعية بشأن شبهات المخالفات المالية والإدارية بالجمعية، ولا يمكن لأي شخص كلف بالشهادة أمام اللجنة ان يمتنع عن أدائها إلا بعذر مقبول.
ويجوز للجنة الاستعانة بمن تراه مناسبا لأداء مهامها.
مادة 3:يجب على اللجنة أن تقوم خلال 10 أيام عمل من انتهائها من أعمالها المشار إليها أعلاه بإعداد تقرير أولي بما تم رصده من مخالفات، على أن يتضمن هذا التقرير بيانا بالمخالفات التي رصدتها لجان مراجعة وتدقيق أو فرق تفتيش سابقة ولم تتم معالجتها من قبل الجمعية او الاتحاد المعني.
مادة 4:يجب على اللجنة فور الانتهاء من إعداد تقريرها الأولي إحالته لمجلس الإدارة (او المدير المؤقت) للرد عليه خلال 10 أيام عمل من تاريخ تسلمه.
وتقوم اللجنة إثر ذلك وخلال أسبوع بصياغة تقريرها النهائي متضمنا ما يلي:
- المخالفات المستمرة التي تم رصدها من قبل لجان مراجعة وتدقيق أو فرق تفتيش سابقة.
- ردود مجلس الإدارة على التقرير الأولي.
- ذكر المخالفات الإدارية والمالية الثابتة في حق مجلس الإدارة وموظفي الجمعية او الاتحاد وبيان مدى جسامتها والنتائج المترتبة عليها وتحديد المتسببين في ارتكابها والأسانيد القانونية المعتمدة.
- التوصيات المعروضة على الوزير بالقرارات والإجراءات اللازم اتخاذها إزاء المخالفات التي تم رصدها.
مادة 5:تقوم اللجنة بإحالة تقريرها النهائي لوكيل قطاع التعاون موقعا على جميع صفحاته من رئيس وأعضاء اللجنة، وذلك لعرضه على وكيل الوزارة لاعتماده ورفعه للوزير.
ويتعين على اللجنة ان ترفق تقريرها بما يلي:
1 - جدول تفريغ المخالفات حسب ترتيب ورودها بالتقرير يتضمن نوع المخالفة والضرر المالي والسند القانوني المعتمد.
2 - حافظة بالمستندات المؤيدة للمخالفات التي تم رصدها على ان يكون ترتيبها مطابقا لترتيب المخالفات الموجودة بالجدول.
3 - حافظة المستندات الخاصة بردود مجلس الإدارة على التقرير الأولي للجنة.
مادة 6:يقوم رئيس اللجنة بتسليم أصل التقرير النهائي ومرفقاته للوكيل المساعد لشؤون التعاون في نسخة مكتوبة ونسخة على حافظة إلكترونية مع احتفاظه بنسخ منها، ومن ثم تتم إحالة التقرير لوكيل الوزارة لعرضه على الوزير لاتخاذ ما يراه بشأن التوصيات المضمنة به.
مادة 7:للوزير عرض التقارير النهائية للجان التدقيق والمراجعة على لجنة استشارية تتولى دراسة هذه التقارير وإبداء الرأي بشأن التوصيات المنبثقة عنها.
وللجنة الاستشارية دعوة رئيس لجنة التدقيق والمراجعة لطلب التوضيحات اللازمة بشأن المخالفات التي تم رصدها بالجمعية والأسانيد القانونية المعتمدة ومناقشة التوصيات الصادر عنها.
مادة 8:يجب على اللجنة الاستشارية إنهاء أعمالها خلال أسبوعين من تاريخ توصلها بالتقرير النهائي للجنة التدقيق والمراجعة، وترفع للوزير مذكرة متضمنة رأيها بشأن التوصيات المعروضة عليه.
